Questa sezione descrive le funzionalità presenti in tutta l'applicazione, che si comportano sempre allo stesso modo.
Come funzionano le maschere
Una maschera si presenta in modo diverso a seconda che stiate compilando o consultando.
Quando inserite o modificate, mostra tutti i campi, anche quelli ancora vuoti, in modo che possiate compilarli. Le pagine di dettaglio, in sola lettura, riportano invece solo i campi valorizzati, così la vista resta compatta.
I campi obbligatori sono contrassegnati con *. Per segnalazioni, azioni e checklist l'amministratore può configurare due livelli di obbligatorietà:
| Livello | Comportamento |
|---|---|
| Obbligatorio sempre | Va compilato per l'apertura e per ogni salvataggio, quindi anche in stato Bozza. |
| Obbligatorio per l'invio / completamento | Può restare vuoto mentre compilate gli altri campi e non blocca il salvataggio, ma finché non è compilato il pulsante di invio o completamento resta disabilitato. |
Nel caso delle raccolte presenti in Dati e Documenti tutti i campi obbligatori devono sempre essere compilati per poter salvare.
Se un pulsante resta disabilitato
Verificate che tutti i campi obbligatori siano compilati: è quasi sempre la causa.
Filtri di ricerca
Le pagine che contengono l'elenco di segnalazioni, azioni, checklist o elementi di una raccolta dispongono tutte di filtri per restringere la visualizzazione. I campi disponibili come filtro sono configurati dall'amministratore e variano per ciascuna delle pagine in questione.
I filtri si impostano nel pannello che si apre con l'icona lente (
) e diventano effettivi quando cliccate Applica. Per tornare all'elenco completo riaprite il pannello e cliccate Azzera.
Come sapere quando l'elenco è filtrato
Guardate il contatore a fianco della lente: se è 0 state vedendo l'elenco completo, altrimenti indica quanti filtri sono applicati. I filtri restano impostati anche se uscite e rientrate nella pagina.
Se sono applicati dei filtri, questi vengono utilizzati anche per determinare quali righe vengono esportate con il download Excel.
Sezione Utenti
Ogni segnalazione, azione o checklist prevede quattro ruoli funzionali (supervisore, responsabile, coinvolto, informato), che determinano cosa ciascuno può fare in quel particolare contesto: la stessa persona può essere responsabile in un caso e semplice informato in un altro.
Chi appartiene a ciascun ruolo viene determinato all'apertura, in base alle regole predefinite. I gestori possono sempre modificare chi ricopre ciascun ruolo; anche altri utenti possono farlo, in funzione del ruolo che ricoprono. Le sezioni relative ai ruoli in Segnalazioni, Azioni e Checklist descrivono cosa può fare ciascun ruolo e chi può assegnarlo.
La sezione Utenti mostra chi ricopre ciascun ruolo e permette di aggiungervi utenti o rimuoverli. Per aggiungere un utente a un ruolo, cliccate sul pulsante (
) accanto al ruolo desiderato; per rimuoverlo, cliccate sull'icona cestino (
) accanto al nome. Deve essere sempre presente almeno un responsabile.
Sezione Allegati
La sezione Allegati è utilizzabile da tutti gli utenti abilitati, indipendentemente dal ruolo: potete aggiungere documenti e immagini. Se il dispositivo ha una fotocamera, potete acquisire le immagini direttamente.
Ogni allegato può avere una didascalia per descriverne il contenuto.
Campo allegato e sezione Allegati
ComQual prevede due modi distinti per gestire i file.
I campi allegato fanno parte della struttura della maschera: servono quando un certo file è parte integrante del processo (es. la foto del difetto, il verbale firmato). Possono essere obbligatori, e possono essere compilati solo da chi ha i permessi per modificare la maschera.
La sezione Allegati in fondo alla pagina è invece uno spazio libero: chiunque può aggiungere file di supporto in qualsiasi momento, anche dopo che l'attività è stata completata, senza vincoli di ruolo. Utile per raccogliere materiale aggiuntivo che non fa parte della struttura ma può essere rilevante: note, riferimenti, documentazione integrativa.
Commenti e cronologia
La sezione Commenti è uno spazio libero: chiunque può aggiungere un commento in qualsiasi momento, anche dopo che l'attività è stata completata, senza vincoli di ruolo. Scrivete il messaggio e cliccate Invia. Sono utili per chiedere chiarimenti, aggiungere informazioni, proporre idee o motivare una scelta.
L'interruttore Cronologia completa amplia l'elenco: se è disattivato vedete solo i commenti, se lo attivate compare anche quello che è successo, insieme ai commenti in ordine cronologico. Ogni voce dice chi è intervenuto e quando, che si tratti di una modifica a un campo, di un allegato aggiunto o eliminato o di un passaggio di stato.
Notifiche
La campanellina (
) apre un menu da cui vi iscrivete alle notifiche, scegliete il livello degli eventi, o vi disiscrivete. Potete cambiare in qualsiasi momento: il menu elenca le alternative alla situazione in cui siete.
| Icona | Cosa succede |
|---|---|
 |
annulla sottoscrizione |
|
ricevi notifiche solo per gli eventi principali |
 |
ricevi notifiche per qualsiasi modifica |
Gli eventi principali sono tipicamente quelli che fanno cambiare stato.
Gli Informati sono l'elenco di chi viene avvisato di quanto avviene, e compaiono insieme agli altri ruoli nella sezione Utenti. Iscriversi con la campanellina equivale a entrare in quell'elenco, disiscriversi a uscirne; chi è responsabile o supervisore può ottenere lo stesso risultato aggiungendo o rimuovendo un utente direttamente dagli Informati. Gli informati predefiniti vengono iscritti automaticamente, in modo da venire notificati degli eventi principali.
Ogni utente sceglie come ricevere le notifiche nella propria pagina Profilo (vedi Profilo e preferenze):
Email per ogni evento
Una email per ciascuna notifica.
Riepilogo giornaliero
Un'unica email al giorno con il riepilogo di tutti gli eventi sottoscritti.
Nessuna email
Le notifiche non vengono inviate per email.
Se avete installato l'app mobile, potete scegliere di ricevere le notifiche anche come notifiche push.
Perché ho ricevuto una notifica se ho scelto Nessuna email
Alcune notifiche, tipicamente quelle di assegnazione di un'attività, vengono recapitate comunque.
Download PDF
In ogni segnalazione, azione e checklist, il pulsante freccia giù (
) nell'intestazione genera un PDF con tutti i dati compilati fino a quel momento. Utile per condivisioni esterne, per allegare la documentazione a sistemi terzi o per archiviazione cartacea.
Il PDF viene generato al momento: riflette sempre lo stato corrente.
Download Excel
Nelle pagine elenco (segnalazioni, azioni, checklist, elementi di una raccolta), il pulsante di download esporta in un file Excel tutte le righe che soddisfano i filtri applicati in quel momento. Le colonne presenti sono quelle che l'amministratore ha abilitato per l'esportazione.
Perché l'export non ha sempre le stesse colonne
Tipi diversi di segnalazione o di checklist possono avere campi diversi, e il file contiene solo le colonne dei tipi presenti nel risultato. Ad esempio se scaricate un solo tipo di segnalazioni, le colonne specifiche degli altri tipi non compaiono; se le scaricate tutte, il file contiene tutte le colonne abilitate.
Versionamento delle maschere
Per segnalazioni, azioni e checklist la struttura della maschera (quali campi sono presenti, in che ordine, con quali opzioni) viene congelata al momento dell'apertura: se l'amministratore modifica la configurazione, i cambiamenti non si applicano a quelle già aperte.
Questo garantisce coerenza: la struttura resta la stessa dall'apertura alla chiusura, indipendentemente dalle evoluzioni della configurazione.
Per le raccolte in Dati e Documenti il versionamento non si applica: la struttura riflette sempre la configurazione corrente.
Preservazione delle registrazioni
In un sistema di gestione qualità le segnalazioni, le azioni e le attività di checklist sono registrazioni ufficiali: una volta chiuse o completate non possono essere eliminate. Questo garantisce che la storia documentata delle non conformità, degli interventi e dei controlli resti intatta.
Prima della chiusura l'eliminazione è possibile solo in alcuni stati e solo da chi ha determinati ruoli. Per saperne di più potete consultare la sezione relativa alla pagina di dettaglio in Segnalazioni, Azioni e Checklist.
Gli elementi delle raccolte in Dati e Documenti possono invece essere eliminati: non registrano un processo, ma i dati di riferimento dell'organizzazione, che cambiano nel tempo.