Le checklist sono strumenti strutturati per guidare controlli, ispezioni, audit e qualsiasi attività che deve essere svolta in modo sistematico e tracciabile. Ogni checklist contiene un elenco di operazioni da eseguire, e sono organizzate in base al tipo.
Di norma nel menu dell'applicazione sono presenti "Attività di controllo" e "Attività di manutenzione", ma possono essere stati configurati altri tipi di checklist. Il funzionamento di ciascun tipo è simile indipendentemente dal nome.
Suggerimento
I tipi di checklist disponibili dipendono dalla configurazione dell'applicazione nella vostra organizzazione: possono avere nomi diversi da quelli usati in questo manuale o coprire ambiti differenti. Se desiderate maggiori dettagli sulle checklist configurate e come vanno usate consigliamo di rivolgervi ai colleghi che gestiscono l'applicazione.
Ogni checklist può essere configurata come programmabile, non programmabile, o entrambe:
Programmabile
L'attività viene pianificata con una scadenza e assegnata a uno o più responsabili, che dovranno farsi carico dell'attività nei tempi previsti.
Non programmabile
L'attività viene avviata immediatamente. Da usare per quei casi in cui non è possibile pianificare l'attività in anticipo (ad esempio un controllo su merce in arrivo).
Le pagine delle checklist
Ogni tipo di checklist ha la propria pagina nel menu (Attività di controllo, Attività di manutenzione, ecc.). Ciascuna mostra le attività di quel tipo a cui avete accesso: programmate, in corso e completate. Le funzionalità sono simili per tutti i tipi, fatto salvo quanto specificamente configurato per ciascuna.
L'elenco si apre senza filtri attivi: sono visibili tutte le attività a cui avete accesso. Le attività vengono caricate progressivamente mentre scorrete. Il pannello dei filtri si apre con la lente di ingrandimento (
) (vedi Filtri di ricerca). Il pulsante di download (
) esporta in Excel tutte le attività che soddisfano i filtri applicati, incluse quelle non ancora caricate a schermo (vedi Download Excel).
Il processo
L'attività di compilazione di una checklist può essere avviata con due modalità distinte, a seconda che sia programmata o meno: nel primo caso un gestore o supervisore predefinito stabilisce la scadenza e assegna i responsabili; nel secondo, è chi deve svolgere l'attività ad avviarla direttamente, se il tipo di checklist lo prevede.
Una volta avviata, il responsabile compila i campi dell'intestazione e le operazioni previste. Quando ha terminato, dichiara l'attività completata.
Questi passaggi si riflettono negli stati che l'attività attraversa, dalla creazione alla chiusura:
| Stato | Significato |
|---|---|
| Bozza | Attività salvata ma non ancora avviata o confermata |
| Programmato | Attività con scadenza e responsabili assegnati, in attesa di esecuzione |
| In corso | Esecuzione in corso |
| Completato | Attività completata |
Nella pagina con l'elenco delle attività, il pulsante (
) consente di avviarne una nuova. Le opzioni disponibili sono:
- Esegui checklist assegnata: visualizza le attività che vi sono state assegnate e che sono in attesa di esecuzione
- Inizia nome della checklist: avvia immediatamente l'attività; visibile solo per le checklist per cui è abilitata la modalità non programmabile
- Programma nome della checklist: pianifica un'attività con scadenza e responsabile (visibile solo ai gestori e ai supervisori predefiniti)
Avvio di un'attività programmata
Un gestore o supervisore predefinito pianifica l'attività con una scadenza e la assegna ai responsabili. I responsabili vengono avvisati tramite notifica e trovano l'attività nella pagina «Le mie attività». Avviano l'attività e iniziano a compilarla: riempiono i campi dell'intestazione e completano ciascuna delle operazioni previste. Quando hanno finito, dichiarano l'attività completata tramite l'apposito pulsante.
Come programmare un'attività Gestori e supervisori predefiniti
- Compilate i campi richiesti per la programmazione e impostate la data di completamento
- Aggiungete almeno un responsabile
- Cliccate CONFERMA PROGRAMMAZIONE
In stato Programmato il comportamento varia a seconda del ruolo:
- Supervisore: tutti i campi — intestazione e operazioni — mostrano l'icona ingranaggio (
) invece della matita (
). Può modificare liberamente senza avviare l'attività; le sue modifiche vengono considerate riconfigurazioni. Se è anche responsabile, può avviare esplicitamente con il pulsante Inizia. - Responsabile (non supervisore): tutti i campi mostrano la matita. Può avviare esplicitamente con il pulsante Inizia, ma qualsiasi modifica avvia l'attività automaticamente.
Quando l'attività passa in stato In corso, le operazioni mostrano la matita e possono essere compilate.
Avvio di un'attività non programmata
La persona che deve svolgere l'attività la avvia direttamente: clicca sul pulsante () e seleziona la voce «Inizia nome della checklist». Può procedere immediatamente a compilare i campi dell'intestazione e le operazioni previste e, quando ha finito, dichiara l'attività completata.
Niente stato Programmato per le non programmate
Le attività non programmate passano direttamente allo stato In corso, saltando lo stato Programmato, esclusivo delle attività programmate.
Completare l'attività
Per dichiarare l'attività completata è necessario che tutte le operazioni (verifiche o altro) previste dalla checklist siano state svolte e tutti i campi obbligatori dell'intestazione compilati. A quel punto il responsabile (e solo lui) può dichiarare l'attività completata tramite l'apposito pulsante (
).
Ruoli nell'attività
Per ciascuna attività possono essere assegnati quattro ruoli funzionali: Supervisore, Responsabile, Coinvolto e Informato. Sull'attività devono essere sempre presenti almeno un supervisore e un responsabile.
| Cosa può fare | Supervisore | Responsabile | Coinvolto | Tutti |
|---|---|---|---|---|
| Modificare i campi dell'intestazione | ✓ | ✓ | ||
| Eseguire le operazioni | ✓ | ✓ | ✓ | |
| Dichiarare l'attività completata | ✓ | |||
| Assegnare (e rimuovere) gli utenti ai vari ruoli | ✓ | (parziale) | ||
| Aggiungere allegati e commenti (se le relative sezioni sono abilitate) | ✓ |
Casi particolari nella gestione degli utenti Gestori
- I Gestori possono sempre intervenire sulla gestione degli utenti, indipendentemente dal ruolo funzionale che ricoprono sull'attività.
- Il responsabile ha poteri di intervento più limitati: può gestire coinvolti e informati, aggiungere altri responsabili (ma non rimuoverli) e non può modificare i supervisori.
Tramite la campanellina (
), chiunque può farsi aggiungere agli Informati, scegliere il livello degli eventi o rimuoversi (vedi Notifiche).
L'assegnazione dei ruoli varia a seconda che l'attività sia programmata o avviata al momento.
Attività programmate
Solo i gestori e i supervisori predefiniti configurati per quella determinata checklist possono programmare l'attività. Chi effettua la programmazione diventa il supervisore effettivo di quella istanza e deve selezionare almeno un responsabile. Gli informati predefiniti vengono precompilati automaticamente.
Attività non programmate (avviate al momento)
Chi apre l'attività ne diventa il responsabile. Se sono stati configurati supervisori predefiniti, questi vengono assegnati automaticamente come supervisori; altrimenti chi apre diventa anche il supervisore. Gli informati predefiniti vengono precompilati automaticamente.
Chi può avviare un'attività non programmata
Per impostazione predefinita tutti gli utenti possono avviare attività non programmate; l'amministratore può limitare questa possibilità a una lista specifica di utenti (oltre a gestori e supervisori predefiniti, che possono sempre farlo).
La pagina di dettaglio
La pagina di dettaglio di una checklist è organizzata in sezioni:
- Intestazione
- Operazioni richieste
- Segnalazioni collegate
- Utenti
- Allegati
- Commenti e cronologia
L'ordine delle sezioni può variare e alcune potrebbero non essere presenti, a seconda di come è configurata la checklist.
L'intestazione mostra i campi dell'attività che sono stati compilati (i campi vuoti sono nascosti — vedi Come funzionano le maschere). In calce sono riportati i pulsanti d'azione:
| Pulsante | Funzione | Chi può usarlo |
|---|---|---|
|
Notifiche | Tutti |
|
Scarica PDF con i valori correnti | Tutti |
|
Modifica i campi dell'intestazione | Chi ha i permessi |
|
Dichiara l'attività completata | Solo il Responsabile (attivo quando tutte le operazioni e i campi obbligatori sono compilati) |
 |
Elimina l'attività | Solo il Supervisore (stati Bozza, Programmato e In corso) |
Compilare la maschera dell'intestazione
La maschera dell'intestazione varia da una checklist all'altra: ogni checklist ha la propria, configurata dall'amministratore in base alle esigenze dell'organizzazione.
Non tutti i campi obbligatori sono richiesti fin dall'inizio
Alcuni lo diventano nelle fasi successive. Vedi Campi obbligatori.
Suggerimento
Poiché le maschere sono pensate per la vostra organizzazione, per chiarimenti su cosa compilare o quali valori inserire consigliamo di rivolgervi ai colleghi che gestiscono l'applicazione.
Eseguire le operazioni
Ogni operazione della checklist corrisponde a un'attività da svolgere: verifiche, controlli, misurazioni, tarature o altro secondo la configurazione. Ogni operazione è contrassegnata da un'icona matita (): cliccandola si apre la maschera di compilazione, con le istruzioni operative, gli standard di riferimento e i campi da compilare in base al tipo di operazione da svolgere. Ogni operazione dispone di un apposito pulsante () per dichiararla completata, che si attiva solo quando tutti i campi obbligatori sono stati compilati; a quel punto l'icona matita viene sostituita da una spunta.
Organizzazione delle operazioni
Gli amministratori hanno la facoltà di organizzare le operazioni per categoria; nel qual caso, nella parte superiore compaiono i pulsanti di categoria:
- Un pulsante per ogni categoria (es. «Sicurezza», «Manutenzione»): cliccandolo vengono visualizzate solo le operazioni di quella categoria
- «Visualizza tutti»: mostra tutte le operazioni
- «Da completare»: mostra solo le operazioni ancora da svolgere
In ciascun pulsante è presente un contatore con il numero di operazioni ancora da svolgere. I contatori si aggiornano in tempo reale man mano che le operazioni vengono completate. Per attività con molte operazioni, i pulsanti di categoria semplificano sia la compilazione che la consultazione successiva.
Altre sezioni
In base alla configurazione possono essere presenti:
- Segnalazioni collegate: le segnalazioni aperte nell'ambito di questa attività
- Utenti: vedi Sezione Utenti
- Allegati: vedi Sezione Allegati
- Commenti e cronologia: vedi Commenti e cronologia