La sezione Dati e Documenti contiene raccolte strutturate di elementi, ciascuna con propri campi definiti liberamente: è lo strumento con cui organizzare le informazioni di cui ogni sistema di gestione ha bisogno, qualunque sia lo standard adottato.
Come si chiamano gli elementi
In questo manuale le voci di una raccolta sono chiamate "elementi" (il nome predefinito). L'amministratore può assegnare a ciascuna raccolta un nome diverso (es. "Fornitore", "Attrezzatura", "Processo"): nell'applicazione troverete il nome scelto dalla vostra organizzazione.
Non c'è un limite al numero di raccolte né alla struttura che ciascuna può avere: ciascuna organizzazione può decidere quali raccolte creare, cosa debbano contenere e come chiamarle, in funzione degli standard che sono stati adottati, delle proprie caratteristiche, della propria struttura, dei propri processi, dei propri obiettivi.
La stessa raccolta può servire a più di uno di questi scopi contemporaneamente:
Repository documentale
Archivio dei documenti del sistema di gestione, dalla documentazione strategica ai riferimenti operativi.
Elenco di riferimento
Dati anagrafici da consultare: fornitori, clienti, attrezzature, processi e simili.
Sorgente per i selettori
Alimenta i campi selettore di segnalazioni, azioni e checklist, così gli stessi valori restano uniformi ovunque vengano richiamati.
Registro operativo
Schede strutturate da aggiornare nel tempo: ad esempio un fornitore con i propri criteri di valutazione, o un registro dei rischi.
Consultare una raccolta
La pagina Dati e Documenti mostra tutte le raccolte a cui avete accesso. Potete filtrare per nome usando la lente di ingrandimento (
).
Aprendo ciascuna raccolta trovate:
- L'elenco degli elementi
- Il filtro elementi (lente di ingrandimento nella barra in alto): vedi Filtri di ricerca
- Il log con la cronologia delle modifiche
- La campanellina (
) per iscrivervi alle notifiche sulle variazioni - Se siete abilitati, anche:
- Il pulsante per scaricare la raccolta in Excel
- Il pulsante per aggiungere un elemento
- Il pulsante per caricare un aggiornamento massivo
La pagina di un elemento
La pagina di dettaglio dell'elemento mostra i campi visibili, il log delle modifiche e i pulsanti modifica (matita 
) ed elimina (cestino 
), se avete i permessi.
Se l'amministratore l'ha abilitata, sotto i campi c'è anche una sezione Allegati, che funziona come nelle segnalazioni e nelle checklist: chiunque abbia accesso può caricare immagini e documenti liberamente (vedi Sezione Allegati).
Sezioni collegate
Oltre agli allegati, la pagina di dettaglio può essere configurata per mostrare le segnalazioni, le azioni, le checklist e gli elementi di altre raccolte collegati a quello che state consultando: per ciascun tipo compare una sezione dedicata.
Le relazioni si creano in modo automatico. Ad esempio, se nelle segnalazioni è presente un campo selettore che attinge da questa raccolta, ogni volta che in una segnalazione viene scelto un elemento, quella segnalazione comparirà nella sezione Segnalazioni collegate dell'elemento scelto: la relazione è quindi visibile da entrambi i lati.
Cliccando su un elemento collegato si apre la sua pagina di dettaglio. Se la sezione lo prevede, è presente il pulsante + per creare un nuovo elemento collegato direttamente da qui: quando il tipo selezionato ha questa raccolta come sorgente dati, l'elemento di partenza viene preselezionato automaticamente, così il legame resta tracciato senza doverlo reinserire a mano.
Aggiungere e modificare elementi
La maschera è la stessa per inserimento e modifica: in modifica i campi sono precompilati con i valori esistenti. Ogni raccolta ha la propria maschera, configurata dall'amministratore in base alle esigenze dell'organizzazione. I campi obbligatori vanno tutti compilati prima di salvare (vedi Come funzionano le maschere).
Suggerimento
Poiché ogni maschera è pensata per la vostra organizzazione, per chiarimenti su cosa compilare o quali valori inserire è consigliabile rivolgersi ai colleghi che gestiscono l'applicazione.
Workflow di approvazione
Su ciascuna raccolta l'amministratore stabilisce chi può modificarne gli elementi e con quanta autonomia: c'è chi può aggiornare direttamente la raccolta, e le sue modifiche sono subito effettive, e chi può proporre le modifiche, che diventano effettive solo dopo l'approvazione.
Quando ci sono proposte in attesa, nell'intestazione della raccolta compare un link, diverso a seconda di cosa potete fare:
- Per chi propone modifiche, il link Stato proposte inviate mostra l'elenco delle proprie proposte con il tipo (inserimento, modifica, cancellazione) e l'esito se già valutato.
- Per chi le approva, il link Modifiche da approvare mostra le proposte in attesa. Cliccando su una si apre il dettaglio:
- Inserimento: scheda completa dell'elemento proposto
- Cancellazione: scheda completa dell'elemento da eliminare
- Modifica: valori correnti affiancati alle modifiche proposte
Prima di accettare, chi approva può modificare i valori proposti. Le proposte accettate vengono applicate immediatamente; quelle rifiutate vengono scartate.
Aggiornamento massivo via Excel
L'aggiornamento via Excel è riservato a chi può aggiornare direttamente la raccolta. Per aggiornare molti elementi contemporaneamente cliccate sul pulsante freccia su (
): si apre una finestra con le istruzioni e i controlli necessari.
Nella finestra scegliete la colonna identificativa: il sistema la usa per riconoscere gli elementi della raccolta. Per impostazione predefinita è la colonna Id (assegnata automaticamente), ma potete selezionarne un'altra purché abbia valori unici (es. un codice proveniente dal gestionale). Fate attenzione a selezionare la stessa colonna quando ricaricate il file.
Scaricate quindi il foglio Excel da usare come base: le colonne corrispondono ai campi della raccolta. Alcuni casi particolari:
- Colonna identificativa: ha sfondo rosso. Per gli elementi esistenti non modificatene i valori; se è quella predefinita (Id), per i nuovi elementi potete lasciarla vuota e verrà compilata automaticamente, mentre se è la colonna di un campo che compilate voi deve essere valorizzata prima di ricaricare.
- Selettori: occupano due colonne, una per il valore e una per l'etichetta.
- Campi obbligatori: hanno sfondo blu.
- Campi di testo con formattazione: usano Markdown. Il file scaricato contiene già il testo in questo formato (es.
**grassetto**,_corsivo_), e lo stesso formato va usato quando modificate o aggiungete valori: per la sintassi potete consultare markdownguide.org/basic-syntax. - Immagini e documenti: non compaiono, perché gli allegati non si possono aggiungere, aggiornare o eliminare via Excel.
Ogni riga è un elemento già presente nella raccolta, con i suoi valori nelle rispettive colonne. Se la raccolta è vuota il foglio contiene solo le intestazioni.
Aggiornate i valori e ricaricate il file. Prima di confermare il caricamento, controllate come è impostata l'opzione "Elimina gli elementi non presenti nel foglio excel":
- Disattivato (impostazione predefinita): il sistema aggiorna gli elementi modificati e aggiunge quelli nuovi, ma non elimina eventuali elementi mancanti.
- Attivo: il sistema aggiorna gli elementi modificati, aggiunge quelli nuovi ed elimina tutti gli elementi il cui valore nella colonna identificativa non è più presente nel file caricato.
Attenzione alla cancellazione
Con il flag attivo, ogni elemento non presente nel file viene rimosso dalla raccolta. Usatelo solo quando il foglio rappresenta l'elenco completo e aggiornato; per un aggiornamento incrementale lasciatelo disattivato.