Le azioni sono interventi pianificati in risposta a non conformità, opportunità di miglioramento o rischi individuati. Vengono affidate a uno o più responsabili che ne seguono l'esecuzione e di norma prevedono una verifica finale dell'efficacia da parte del supervisore.
Ogni azione ha un tipo, scelto al momento della creazione. I tipi predefiniti di azione sono tutti con verifica finale:
Azione correttiva
Intervento per eliminare la causa di una non conformità.
Azione di miglioramento
Intervento per migliorare un processo o una situazione.
Azione di mitigazione del rischio
Intervento per ridurre l'impatto o la probabilità di un rischio.
Dal punto di vista della struttura, tutti i tipi di azione si comportano allo stesso modo: l'unica differenza è se richiedono o meno la verifica finale. I tipi disponibili sono configurabili dall'amministratore: la vostra organizzazione potrebbe aver modificato i nomi, aggiunto nuovi tipi o cambiato quali tipi richiedono la verifica. I tipi senza verifica sono tipicamente usati come sotto-azioni (vedi Compiti).
L'elenco delle azioni
La pagina Azioni mostra tutte le azioni a cui avete accesso. L'elenco si apre senza filtri attivi. Come per gli altri elenchi, le azioni vengono caricate progressivamente mentre scorrete. Il pannello dei filtri si apre con la lente di ingrandimento (
) (vedi Filtri di ricerca). Il pulsante di download (
) esporta in Excel tutte le azioni che soddisfano i filtri applicati, incluse quelle non ancora caricate a schermo (vedi Download Excel).
Il processo
Appena creata, un'azione è in Bozza: potete impostarne i dettagli e assegnare il responsabile senza che il lavoro parta. Per avviarla si usa il pulsante «Programma azione», attivo solo dopo aver indicato almeno un responsabile e dopo aver compilato tutti i campi obbligatori in apertura. Da quel momento l'azione passa allo stato In corso e il responsabile la prende in carico.
Per i tipi che prevedono la verifica finale, una volta completato il lavoro il responsabile invia l'azione al supervisore (stato In attesa di verifica), che ne valuta l'efficacia: se l'esito è positivo l'azione si chiude, se è negativo si riapre e torna in carico al responsabile, e il ciclo può ripetersi fino a che il supervisore non è soddisfatto. Per i tipi senza verifica (i compiti) il responsabile chiude l'azione direttamente al termine del lavoro.
Questi passaggi si riflettono nei quattro stati che l'azione attraversa, dalla creazione alla chiusura:
| Stato | Significato |
|---|---|
| Bozza | In preparazione, non ancora programmata |
| In corso | Programmata, in esecuzione da parte del responsabile |
| In attesa di verifica | Il responsabile ha completato il lavoro, in attesa che il supervisore verifichi |
| Completata | Processo concluso |
Apertura
Le azioni possono essere create dai gestori e, nell'ambito di una valutazione di non conformità, dagli utenti incaricati di quella valutazione. Chi crea un'azione ne diventa automaticamente il supervisore e deve selezionare almeno un responsabile per poterla aprire. Il responsabile riceve una notifica e trova l'azione tra le proprie attività da svolgere.
È sempre possibile creare un'azione nell'ambito della valutazione di non conformità di una segnalazione. Se la funzionalità è abilitata, è possibile aprire azioni anche dalla pagina di dettaglio di un elemento in una raccolta (ad esempio un registro dei rischi, un elenco di opportunità o di processi), mantenendo automaticamente il riferimento all'elemento di partenza. È possibile:
- Creare una nuova azione (selezionando il tipo)
- Collegare un'azione già esistente (
), se il problema era già oggetto di un intervento
Questo garantisce la tracciabilità e rende esplicito il legame tra problemi, rischi e opportunità individuati e le azioni intraprese per affrontarli.
Esecuzione e verifica
Durante l'esecuzione il responsabile compila progressivamente la maschera con i dettagli dell'intervento svolto (vedi Compilare la maschera), aggiornandola finché il lavoro non è concluso. Il completamento avviene poi in modo diverso secondo il tipo di azione. Di norma le azioni correttive, di miglioramento e di mitigazione del rischio prevedono la verifica finale. Il responsabile, quando ritiene il lavoro completato, invia l'azione alla verifica del supervisore con il pulsante freccia destra (
) (vedi Compilare la verifica). Quando la verifica non è prevista (ad esempio per i compiti), il responsabile può chiudere direttamente l'azione al termine del lavoro.
Ruoli nell'azione
Per ciascuna azione possono essere assegnati quattro ruoli funzionali: Supervisore, Responsabile, Coinvolto e Informato. Sull'azione devono essere sempre presenti almeno un supervisore e un responsabile.
Gli informati predefiniti configurati per il tipo di azione vengono precompilati automaticamente. Tramite la campanellina (
), chiunque può farsi aggiungere agli Informati, scegliere il livello degli eventi o rimuoversi (vedi Notifiche).
| Cosa può fare | Supervisore | Responsabile | Coinvolto | Tutti |
|---|---|---|---|---|
| Modificare i campi | ✓ | ✓ | ✓ | |
| Inviare alla verifica / chiudere | ✓ | |||
| Eseguire la verifica (se prevista) | ✓ | |||
| Assegnare (e rimuovere) gli utenti ai vari ruoli | ✓ | (parziale) | ||
| Aggiungere allegati e commenti (se le relative sezioni sono abilitate) | ✓ |
Casi particolari nella gestione degli utenti GESTORI
- I Gestori possono sempre intervenire sulla gestione degli utenti, indipendentemente dal ruolo funzionale che ricoprono sull'azione.
- Il responsabile ha poteri di intervento più limitati: può gestire coinvolti e informati, aggiungere altri responsabili (ma non rimuoverli) e non può modificare i supervisori.
La pagina di dettaglio
La pagina di dettaglio di un'azione è organizzata in sezioni:
- Intestazione
- Verifica (se prevista dal tipo di azione)
- Compiti
- Segnalazioni collegate
- Utenti
- Allegati
- Commenti e cronologia
L'ordine delle sezioni può variare e alcune potrebbero non essere presenti, a seconda di come è configurata l'azione. Le sezioni che richiedono una spiegazione specifica hanno un capitolo dedicato di seguito; le restanti sono elencate in Altre sezioni.
L'intestazione mostra i campi dell'azione che sono stati compilati (i campi vuoti sono nascosti, vedi Come funzionano le maschere). In calce sono riportati i pulsanti d'azione:
| Pulsante | Funzione | Chi può usarlo |
|---|---|---|
|
Notifiche | Tutti |
|
Scarica PDF | Tutti |
 |
Modifica campi | Responsabile, Coinvolti |
|
Invia alla verifica (solo tipi con verifica) | Solo il Responsabile |
 |
Elimina | Solo il Supervisore (stati Bozza e In corso) |
Compilare la maschera
La maschera è configurata dall'amministratore ed è la stessa per tutti i tipi di azione. Di norma troverete un campo Titolo e un campo Descrizione, salvo che l'amministratore non li abbia modificati o rimossi; tutti gli altri campi sono aggiunti dall'organizzazione in base alle proprie esigenze. Alcuni campi diventano obbligatori solo nelle fasi successive (vedi Campi obbligatori).
Suggerimento
Poiché le maschere sono pensate per la vostra organizzazione, per chiarimenti su cosa compilare o quali valori inserire consigliamo di rivolgervi ai colleghi che gestiscono l'applicazione.
Compilare la verifica
La verifica si applica ai tipi di azione che la richiedono. È il momento in cui il supervisore valuta se l'intervento ha risolto effettivamente il problema.
La maschera di verifica è configurata dall'amministratore: i campi presenti sono personalizzabili, fatto salvo il campo esito, che è sempre presente. L'esito ha due valori possibili (le etichette possono variare a seconda della configurazione):
| Esito | Effetto |
|---|---|
| Positivo (es. "Adeguato") | L'azione viene chiusa. |
| Negativo (es. "Non adeguato") | L'azione viene riaperta e torna in carico al responsabile. |
In caso di esito negativo il ciclo può ripetersi fino a che il supervisore non è soddisfatto dell'intervento.
Chiusura automatica della segnalazione
Se l'azione era stata creata nell'ambito di una valutazione di non conformità, con esito positivo e una volta chiuse tutte le azioni collegate a quella segnalazione, anche la segnalazione si chiude automaticamente.
Compiti
I compiti sono azioni di tipo Compito collegate a un'azione principale: non richiedono verifica e si chiudono direttamente quando il responsabile li completa. Non è necessario completarli per inviare l'azione principale alla verifica. La maschera è la stessa condivisa da tutti i tipi di azione.
Sono utili quando un intervento richiede più attività operative da distribuire a persone diverse: invece di aprire azioni separate, il responsabile dell'azione principale può creare compiti e assegnarli a chi di competenza.
Chi apre un compito ne diventa automaticamente il supervisore e deve selezionare almeno un responsabile per poterlo aprire.
Altre sezioni
In base alla configurazione possono essere presenti:
- Segnalazioni collegate: le segnalazioni da cui l'azione è nata
- Utenti: vedi Sezione Utenti
- Allegati: vedi Sezione Allegati
- Commenti e cronologia: vedi Commenti e cronologia