Flussi di Lavoro Chiave

Una volta che il sistema è configurato e i dati fondamentali sono presenti, ecco come il tipico lavoro di gestione della qualità fluisce attraverso ComQual:

1. Il Ciclo di Controllo Qualità

Questo è come monitorate e misurate sistematicamente i vostri processi e output:

Plan (Pianificare) in Configurazioni > Maschere e Attività di controllo

L'Amministratore configura i tipi di controllo (audit interni, ispezioni, riesami, ecc.)
Il Manager pianifica specifiche attività di controllo e imposta le programmazioni
Il sistema genera voci di scadenzario basate sulle frequenze definite

Do (Fare) in Attività di controllo

L'Utente esegue l'attività di controllo assegnata
Segue le istruzioni e completa la checklist
Documenta rilievi, osservazioni e risultati
Cattura evidenze (foto, misurazioni, documenti)

Check (Verificare) in Attività di controllo e Dashboard

I risultati sono registrati e analizzati
Il Manager rivede gli esiti e identifica i trend
La performance rispetto agli obiettivi è valutata
Il sistema genera automaticamente i report

Act (Agire) collegamento a Segnalazioni e Azioni

Se vengono trovate non conformità, sono documentate in Segnalazioni
Questo innesca il ciclo di gestione delle non conformità
Se vengono identificate opportunità di miglioramento, sono catturate per azione

Lo Scadenzario assicura che le attività avvengano in tempo con promemoria automatici. Dashboard, lista attività (Le mie attività) e Scadenzario forniscono visibilità su cosa è stato completato e cosa è in arrivo.

2. Il Ciclo di Gestione delle Non Conformità

Questo è come gestite situazioni in cui i requisiti non sono soddisfatti:

Fase	Modulo	Attività
Segnalare	Segnalazioni	Chiunque può segnalare una non conformità quando ne identifica una Selezionare il tipo di segnalazione appropriato (reclamo cliente, rilievo audit, fallimento processo, ecc.) Documentare cosa è successo, dove, quando e quali effetti immediati Il sistema assegna lo stato "Da valutare" e indirizza al Manager appropriato
Reagire e Controllare	Segnalazioni	Intraprendere azione immediata per controllare e correggere il problema Gestire le conseguenze (mettere in quarantena il prodotto, notificare i clienti, fermare il processo, ecc.) Questa è la "correzione" - risolvere il problema immediato Documentare ciò che è stato fatto
Valutare	Segnalazioni	Il Manager rivede e analizza la non conformità Determina le cause radice attraverso analisi sistematica Decide se è necessaria un'azione correttiva per prevenire il ripetersi Verifica se esistono o potrebbero verificarsi problemi simili altrove
Intraprendere Azione Correttiva	collegamento a Azioni	Se necessario, creare azione/i correttiva/e collegata/e alla segnalazione Definire azioni specifiche per eliminare le cause radice Assegnare responsabilità RACI (chi fa cosa) Impostare scadenze e tracciare i progressi Il sistema mantiene il collegamento automatico tra segnalazione e azioni
Verificare l'Efficacia	ritorno ad Azioni, poi Segnalazioni	Dopo il completamento dell'azione, verificare che abbia raggiunto i risultati previsti Confermare che la non conformità non si ripeta Verificare che non siano emersi problemi simili Il sistema richiede questa verifica prima della chiusura
Aggiornare e Apprendere	Dati e documenti	Aggiornare il registro rischi se identificati nuovi rischi Rivedere procedure o istruzioni di lavoro se necessario Documentare le lezioni apprese Alimentare intuizioni nel miglioramento continuo

Durante questo ciclo, il sistema traccia automaticamente lo stato, mantiene completa tracciabilità tra elementi correlati e assicura che nulla venga perso. La vostra lista personale delle attività (Le mie attività) mostra cosa richiede la vostra attenzione in ogni fase.

3. Il Ciclo di Miglioramento Continuo

Questo è come rendete il vostro sistema di gestione progressivamente più efficace:

Analizzare

in Dashboard e Dati e documenti

Rivedere i dati di performance dalle attività di controllo e dai processi
Analizzare i trend nelle non conformità e nelle azioni correttive
Valutare il raggiungimento degli obiettivi qualità
Valutare la soddisfazione del cliente e il feedback delle parti interessate
Identificare schemi, problemi ricorrenti o opportunità

Identificare Opportunità

ovunque nel sistema

Le opportunità di miglioramento possono venire da molte fonti:

Risultati delle attività di controllo che mostrano inefficienze di processo
Esiti delle azioni correttive che rivelano problemi sistemici
Feedback dei clienti che suggeriscono miglioramenti
Suggerimenti dei dipendenti per metodi migliori
Cambiamenti nel contesto o nella tecnologia che creano possibilità
Benchmarking rispetto alle best practice

Pianificare Miglioramenti

in Azioni

Creare azioni di miglioramento (non solo azioni correttive per problemi)
Definire cosa sarà migliorato e come
Assegnare responsabilità usando RACI
Impostare tempi realistici
Identificare le risorse necessarie
Stabilire come sarà misurato il successo

Implementare

in Azioni

Eseguire i miglioramenti pianificati
Può coinvolgere sotto-attività multiple e gruppi di lavoro
Tracciare i progressi su ogni componente
Adeguare l'approccio se necessario basandosi sui risultati
Comunicare i cambiamenti al personale coinvolto

Verificare e Sostenere

in Azioni e ovunque

Verificare che i miglioramenti abbiano raggiunto i risultati desiderati
Monitorare per assicurare che i guadagni siano sostenuti
Aggiornare procedure e documenti per riflettere i miglioramenti
Aggiornare il registro rischi e opportunità
Condividere le lezioni apprese nell'organizzazione
Celebrare i successi per incoraggiare ulteriori miglioramenti

Il ciclo di miglioramento continuo non finisce mai realmente - diventa il modo in cui lavorate. Ogni volta attraverso il ciclo, il vostro sistema di gestione diventa più efficace, più efficiente e meglio allineato con le esigenze organizzative e le aspettative delle parti interessate.