Il modulo Dati e Documenti serve come biblioteca di riferimento e database del vostro sistema qualità. È dove mantenete la documentazione strategica che definisce la vostra direzione qualitativa (politiche, obiettivi, analisi del contesto), i registri sistemici che supportano le operazioni quotidiane (fornitori, attrezzature, competenze, rischi, processi), e tutte le informazioni documentate richieste dal vostro sistema di gestione (procedure, istruzioni di lavoro, specifiche, registrazioni).
ComQual non impone una struttura predeterminata - organizzate le informazioni per corrispondere al vostro contesto. Che stiate implementando ISO 9001, ISO 14001 o più standard integrati, e indipendentemente dal vostro settore o struttura organizzativa, avete completa libertà di disporre il vostro repository informativo nel modo che funziona meglio per voi. Di seguito potete trovare schemi tipici, ma possono essere riprogettati o organizzati secondo necessità.
Informazioni di Livello Strategico
Documentazione strategica come:
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Politica per la Qualità
L'impegno della vostra organizzazione verso qualità e compliance, approvato dal top management
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Obiettivi per la Qualità
Target misurabili allineati con la vostra politica e direzione strategica
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Analisi del Contesto
Comprensione dei fattori interni ed esterni che influenzano il vostro sistema di gestione
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Requisiti delle Parti Interessate
Parti interessate identificate e i loro requisiti rilevanti
Registri di Livello Sistemico
Tracciare informazioni operative in registri configurabili come:
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Registro Rischi e Opportunità
Rischi identificati che potrebbero impedire il raggiungimento degli obiettivi e opportunità che potrebbero migliorare le performance, insieme a come li state affrontando
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Registro Fornitori
Informazioni sui fornitori esterni, le loro qualifiche, valutazioni delle performance e risultati delle valutazioni
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Elenco Attrezzature e Infrastrutture
Risorse richieste per i vostri processi, inclusi stato di calibrazione, programmi di manutenzione e disponibilità
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Matrice delle Competenze
Qualifiche del personale, registrazioni formative, valutazioni delle competenze e piani di sviluppo
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Inventario Processi
I processi interrelati della vostra organizzazione, le loro interazioni, i proprietari e i criteri di performance
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Requisiti Legali e Normativi
Standard applicabili, regolamenti e obblighi di conformità
Ogni registro può essere personalizzato con i campi e la struttura che hanno senso per la vostra organizzazione. Aggiornate questi registri quando le cose cambiano - aggiungete nuovi fornitori, registrate la formazione, documentate nuovi rischi, aggiornate lo stato delle attrezzature.
Come Questo Supporta le Operazioni
Quando state eseguendo un'attività di controllo, potreste fare riferimento all'inventario processi per capire cosa state verificando. Quando valutate una non conformità, potreste aggiornare il registro rischi se avete scoperto un nuovo rischio. Quando pianificate un'azione correttiva, potreste controllare la matrice delle competenze per assegnare qualcuno con competenze appropriate.
Il modulo dati e documenti assicura che le informazioni siano disponibili dove e quando necessarie, propriamente organizzate, con controllo di versione e accessibili a chi ne ha bisogno (proteggendole da chi non ne ha).